组织已不再需要手动维护管理的十大迹象
人工维护管理——例如使用电子表格、纸质记录、电子邮件和白板——在小规模运营时行之有效，但随着业务规模的扩大，这种方式开始失效。工单会被遗漏，预防性维护会被忽略，而且维护情况的透明度也会下降。
本文列出了组织已不再适合手动维护管理的十大迹象，以便您可以快速识别流程故障何时会演变为运营风险。
计算机化维护管理系统 (CMMS) 集中管理工作订单、预防性维护、资产跟踪、库存和报告。
组织已不再适合手动维护管理的 10 个迹象
工作指令分散在收件箱、短信和便签中，而不是集中在一个系统中。
请求会通过任何最快的渠道传入——走廊里的闲聊、电话、群聊——而且所有这些都不会被记录在一个可搜索的单一档案中。没有人能确切地说出任何时刻有多少未解决的请求，因此紧急问题和例行问题并存，优先级不明。
✓ 替代方案：集中式 工单管理 系统将所有请求收集到一个队列中，状态、优先级和分配情况对所有人一目了然。
没有人能够准确统计您在各个网站上的资产。
随着设施规模扩大或新增地点，主设备清单与实际情况不再相符。资产会被报废、更换或在不同区域间调换，但电子表格却未及时更新，因此“官方”清单与实际现场情况不再一致。
✓ 替代方案：结构化的 资产管理 层级结构会实时记录每项资产、其位置及其维护历史，并可进行审计。
预防性维护工作总是被忽视，直到出现故障才有人注意到。
电子表格中的周期性项目管理任务完全依赖于有人记得查看日历并手动重新分配下一个截止日期。如果这个人不在、很忙或已经离职，任务就会悄无声息地被忽略。
✓ 替代方案：自动化 预防性的维护 调度程序可以按固定或按计量间隔生成工作订单，而无需人工跟进。
备件库存就像一场猜谜游戏。
如果没有与实际消耗量挂钩的实时零件数量，团队要么为了避免缺货而过度囤积零件，导致营运资金被占用在仓库中；要么库存不足，最终在维修过程中不得不等待加急发货。
✓ 改为：与工单直接关联的库存跟踪可显示实时零件数量，并自动标记重新订购点。
合规性审计变成了一场持续数天的文书工作大战。
当维护记录散落在活页夹、共享驱动器和个人收件箱中时，准备监管检查或保险审计意味着要让人们放下日常工作，连续几天重建纸质记录。
✓ 替代方案：可按需提供带有时间戳的工作订单历史记录和已完成检查清单的数字审计跟踪，无需重建。
新来的技术人员需要几周时间才能高效工作，因为知识都存在于人们的头脑中。
在人工操作环境下，机构知识——例如哪些资产曾发生过故障、特定零件存放在哪里、应该联系哪个供应商——很少会被记录下来。即使有记录，也往往是以非正式的方式传递。
✓ 改为：每项设备记录都附有资产历史、备注和文档，让新员工可以查找相关信息，而无需四处询问。
每个站点或部门都保存着自己版本的电子表格。
随着组织机构增加办公地点，每个地点往往会形成自己的跟踪习惯和格式。有的站点按日期记录工单，有的按资产编号记录，还有的则完全不按统一方式记录。
✓ 改为：共享 CMMS 软件 该平台在所有站点上强制执行一种数据结构，因此默认情况下记录是可比的。
维护成本不断攀升，但没人能确切解释原因。
如果没有与单个资产随时间推移相关的成本数据，就很难判断支出增加是因为少数不可靠的机器、零件价格上涨还是劳动力配置效率低下。
✓ 相反：资产级别的成本跟踪显示哪些设备正在推动支出，从而支持基于数据的维修或更换决策。
管理层如果不四处打听，就无法获得有关积压工作或工单状态的明确答复。
一位经理如果想知道有多少未完成的工作订单、最老的工作订单是什么时候，或者哪个技术人员工作量过大，就必须找到各个电子表格，然后手动拼凑出答案。
✓ 改为：实时仪表盘和报告使管理人员能够立即了解积压工作、技术人员工作量和完成率。
您的团队花在更新记录上的时间比花在维护上的时间还多。
随着业务量的增长，不可避免地会有人被拉去承担半管理的角色，只是为了保持电子表格的最新状态——重新输入数据、追踪更新、协调冲突的版本。
✓ 改为：技术人员直接在现场记录工作，这样就省去了之后将纸质笔记转录到电子表格中的重复步骤。
CMMS软件如何帮助那些已不再依赖人工维护管理的组织
计算机化维护管理系统 (CMMS) 用一个集中式平台取代了分散的电子表格和纸质日志，该平台可根据您的资产数量、技术人员数量和场地规模进行扩展。CMMS 的设计宗旨是随着运营规模的增长而减少管理开销，而不是增加管理开销。其核心功能通常包括：
集中式请求、分配和状态跟踪
按时间或抄表自动调度
每项资产及其历史记录都是实时、可审计的。
实时仪表盘显示积压订单、成本和技术人员负荷情况
实时零件数量与工单使用情况直接相关
技术人员直接在现场记录工作情况。
适用于多站点或分布式运营的基于位置的资产视图
为非技术人员提供一个提交问题的统一受理点
平台如 eWorkOrders 将这些功能整合到一个系统中，这样一来，告别电子表格就无需采用一系列互不相连的工具。最终实现的是，系统能够随着组织的发展而扩展，而不是成为其发展的瓶颈。
了解集中式 CMMS 如何用一个可扩展的系统取代电子表格、纸质日志和分散的记录。
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