索引
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概述
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本指南全面概述了 工作订单， 其 重要性、类型、管理它们的最佳实践以及使用数字工单软件的好处。它强调了 工作订单 在维护操作中以及如何实施 计算机化维护管理系统（CMMS） 可以优化工单管理和维护效率。该指南还重点介绍了一些受益于工单管理软件的行业，包括制造业、酒店业、医疗保健业等。总体而言，它为寻求增强维护流程的组织提供了有关有效工单管理的宝贵见解。
什么是工单？
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维护工单代表对请求活动的重要授权，弥补了维护请求（也称为 服务请求） 和任务完成情况。根据业务性质，工作请求可能来自寻求维护帮助的不同客户或员工。维护人员彻底审查并批准这些请求后，官方 工作指示 的发布，为任务的实施奠定了基础。
多功能维护工具
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工作单不只是一份细节清单，在维护过程中还可发挥多种作用：
解释需求： 所提供的信息阐明了具体的维护要求，为任务设定了清晰的背景。
调度资源： 人员、设备和材料的有效分配取决于工作指令的清晰度。
详细说明： 全面的任务说明确保无缝执行任务并遵守标准。
估算成本： 准确评估零件和人工成本可以实现审慎的资源管理。
工作订单中的关键信息
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描述： 对当前维护任务或需求的简明而全面的说明。
请求实体： 发起工作指令的部门或个人的名称。
完成日期： 任务成功完成的预计时间表。
指派人员：指定负责执行任务的个人或团队（内部或第三方）。
活动地点： 进行维护活动的设施或指定区域的精确详细信息。
前提课程： 基本要素，例如 部分、工具或 文件，是实现任务最终目标所必需的。
工作指令为何如此重要？
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工作指令 (WO) 是 对高效运作至关重要 制造流程并最大程度地延长设备正常运行时间。如果管理得当，工作单可以实现细致的维护计划和调度，从而提高机器的可靠性并延长使用寿命。全面的工作单应包括在规定时间内完成维护任务所需的所有必要说明、必要零件和人工要求。
通过利用 工单管理软件 跟踪工单历史记录，维护团队可以保持准确的 资产记录监控劳动力和库存成本，并识别设备故障模式。这些宝贵的见解有助于实现主动设备管理，从而快速诊断问题并就必要的行动和相关成本做出明智的决策。
此外，工单历史记录提供了一个广泛的数据库，可帮助维护团队预测和规划未来的维护需求，确定需要立即关注的关键资产，并有效分配资源。通过分析过去的工单数据，维护团队可以制定 预防性的维护 策略，降低意外故障和代价高昂的停机风险。
此外，记录的工作订单历史记录为绩效评估和内部或外部审计提供了可靠的文档跟踪，确保遵守工作场所合规性并培养问责文化。此外，它还促进了维护人员之间的知识共享，使他们能够从过去的经验中学习并提高他们的故障排除技能，最终提高整体维护效率和效力。
工作订单与工作请求
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虽然工作指令和 工作请求 (WR) 在维护过程中，工作人员扮演着不同的角色。工作请求（也称为服务请求）通常由非维护人员或客户发起，以报告维护需求。另一方面， 工作指示 表示分配给维护团队执行的授权维护任务。
工作请求和工作订单不仅在目的上不同，而且在格式上也不同。工作请求通常会简要描述问题，例如景观美化工作、管道泄漏或设备更换，以启动维护流程。工作请求可能根据行业、业务或优先级进行分类，紧急情况（如化学品泄漏）会拨打紧急电话。
相反，只有在请求获得批准后才会发出工作指令，考虑到以下因素： 可用预算、任务的关键程度以及资产的年限。一旦获得授权，工单将成为维护团队继续执行指定任务的正式指令。
认识到这些区别对于确保维护操作的顺利进行以及维护过程中利益相关者之间的有效沟通非常重要。
工作订单类型
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工作订单类型涵盖各种各样的任务，从日常维护到紧急维修和专门项目，每个任务都有特定的目的，以优化运营效率和资产管理。
这些只是几种常见的工作订单类型，每种类型都是根据综合任务管理框架内的特定需求和要求量身定制的。
标准工单: 标准工单是非关键维护任务，不会对设施、系统、设备或组件造成直接风险。例如：拆除旧设备、安装新设备、喷漆或更换灯泡。
预防性维护 (PM)： 执行日常清洁、润滑和其他规定的任务，以确保最佳性能和遵守政策。
紧急灾难: 紧急工作指令旨在保护生命或防止贵重资产受损，有时根据关键程度无需事先生成即可处理。
检查： 进行测试以验证资产、组件和系统的功能和性能。
电气特性： 处理与电气维修、安装和改进相关的任务，包括布线、照明和电源。
HVAC（供暖、通风和空调）： 涉及维护、修理或安装的工作订单 暖通空调系统 以确保最佳的气候控制和空气质量。
水暖： 解决与管道相关的问题，包括供水、排水和管道设备的维修、安装和维护。
安全性： 活动重点是保护人员免受伤害，例如进行设施维修以防止事故发生或进行化学清理以管理危险材料。
特殊项目： 专用于安装新资产的工作订单，目的是提高生产力、运营效率或更换过时的设备。
翻新和改造： 涉及重大设施升级、翻新或改造以改善美观度和功能性的任务。
设备校准： 按要求进行校准和调整，确保设备的精度和准确度。
库存管理： 工作订单致力于 库存控制， 盘点并组织材料和供应品。
节能减排： 实施节能措施，例如升级照明系统或优化能源使用以降低成本和环境影响。
工作订单流程
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提交工作请求时，管理层会评估批准的因素，例如当前预算、资产关键性、现有维护计划、资产年龄以及报告问题的严重性。
如果请求符合考虑，则创建工作订单；否则，可能会被拒绝，从而确保维护任务的优先级和控制。
工作订单中包含什么？
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- 请求方
- 工作单授权
- 分配劳动力
- 任务描述
- 完成期限
- 工作地点
- 任务说明和注意事项
- 优先等级
- 费用估算
- 设备信息
- 工单状态
- 附件
- 签名及批准
- 后续行动
- 工单历史记录
- 预防性维护计划
追踪工作订单和工作请求
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有效的跟踪对于提高设施的可靠性和性能至关重要。
需要监控的关键指标包括：
设备停机时间： 测量设备因维护、维修或故障而无法运行的总时间。最大限度地减少停机时间对于最大限度地提高生产力和减少损失至关重要。
平均无故障时间 (MTTF)： 该指标衡量特定资产发生故障之间的平均时间。它有助于评估资产可靠性并识别需要注意的潜在问题。
平均修复时间（MTTR）： MTTR 计算发生故障后修复资产所需的平均时间。缩短 MTTR 可提高设备正常运行时间和整体运营效率。
首次修复率（FTFR）： FTFR 衡量的是首次尝试成功完成维护任务的百分比，无需返工或后续访问。较高的 FTFR 表明维护工作高效且熟练。
设备可靠性指数 (ERI)： ERI 是一种综合指标，它考虑设备停机时间、MTBF 和 MTTR 等因素来评估整体设备的可靠性和性能。
平均维护间隔时间 (MTBM)： MTBM 计算定期维护活动之间的平均时间。较长的 MTBM 表明设备性能良好，需要的维护频率较低。
计划维护百分比： 此指标确定提前计划和安排的维护活动的比例。计划维护百分比越高，表示维护计划和资源利用率越高。
工作订单积压： T工单积压表示待处理维护任务的总数。将积压保持在可管理的水平可确保维护请求得到迅速有效的处理。
反应性维护百分比： 该指标评估被动维护任务（即计划外或紧急）的百分比。
管理工作订单的最佳实践
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高效的工单管理对于维持任何组织的平稳运行都至关重要，实施有效的策略可以简化维护流程、提高生产力并确保宝贵资产的寿命。
设定明确的维护目标和KPI： 建立具体的维护目标和关键绩效指标 (KPI)，以有效评估工作订单。这些指标定义您的维护策略并指导您的团队绩效。
定义角色和职责： 明确概述工作订单流程中的角色，以确保高效准确地执行任务。这包括定义谁可以创建、分配、确定优先级、完成和审查工作订单，从而减少重复和沟通不畅。
实施标准化流程： 确保正确使用和准确完成工作订单需要建立标准化流程。所有相关人员都应遵循一套统一的步骤来提交工作请求、生成工作订单、获取必要的工具和材料以及记录数据。
自动化工作订单触发器： 选择适当的触发器（例如故障、基于时间的事件、基于使用情况的指标或基于条件的指标）来自动化工作订单。利用 CMMS 根据这些触发器自动安排计划，主动解决问题。
优化工单管理： 有效管理维护工单的最佳方式是通过计算机化维护管理系统 (CMMS) 来实现。使用移动 CMMS 可以简化流程，快速生成工单、分配技术人员，并在完成后自动记录。该系统可以轻松访问关键数据，包括支出和完成时间，无需手动输入数据。
包括全面的详细信息： 综合工作单应包含必要的细节，如所需零件、必要技能、涉及的人员数量、检查清单、图表和 上锁/挂牌 (LOTO) 程序。记录所有相关信息可确保每项维护任务均能正确、高效地执行。
附上清单： 结合 清单 工单管理可显著提高效率。通过将检查表附加到数字工单中，技术人员会收到关键步骤的提醒，从而最大限度地减少人为错误的可能性，并提高维护质量和数据准确性.
实施预防性维护： 将预防性维护任务纳入您的工作订单流程，以便在问题升级之前主动识别和解决潜在问题。这有助于减少停机时间并延长设备的使用寿命。
追踪工作订单完成时间： 监控完成工作订单所需的时间并确定可以提高效率的领域。这些数据有助于优化资源分配并提高整体维护性能。
促进协作与沟通: 鼓励维护团队成员和其他部门之间进行开放式沟通和协作。有效的沟通可确保每个人都了解工单进度和潜在障碍。
进行定期工作单审计： 定期审查和审核工作订单，以确保准确性、符合程序并遵守安全准则。审核有助于确定需要改进的领域并保持高质量标准。
利用数据分析： 利用 CMMS 中的数据分析工具从工单数据中获取见解。分析趋势和模式可让您做出数据驱动的决策、优化维护策略并提高运营效率。
提供培训和技能发展： 投资于维护技术人员的培训和技能开发，以提高他们的能力和知识。训练有素的人员可以更有效、更高效地执行工作指令。
明智地确定优先顺序： 确定维护任务的优先级至关重要。应为高关键性资产和时间敏感任务的工作订单以及解决安全风险的工作订单分配更高的优先级。优先级有助于在选择在特定工作日完成哪些工作订单时做出决策，从而优化任务分配和整体维护效率。
工作订单优先级和组织
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可以通过 CMMS 或工作订单管理系统有效地组织工作订单，该系统允许根据优先级、时间、技术人员、资产和其他相关数据对订单进行无缝分类。
确定工作订单的优先顺序需要仔细评估各种因素，其中包括：
严重程度： 确定资产对您的运营流程的重要性并评估延迟维护工作可能造成的干扰。
风险： 平衡关键性与问题出现的可能性，并考虑安全隐患或推迟某些任务相关的潜在额外费用。
可用资源： 确保有足够的时间、人员和材料来及时处理工单。如果上述任何方面存在短缺，则可能需要相应调整优先级。
成本考虑： 评估特定资产维修或更换的成本效益。如果维修成本超出资产价值或当前预算限制，则可优先考虑替代解决方案。
通过综合关键性、风险、资源和成本因素，您可以为工作订单分配适当的优先级，简化任务执行并提高整体维护效率。
了解工作订单管理软件
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工作订单管理软件是计算机化维护管理系统 (CMMS) 的精简版本，专门关注维护和维修过程的初始阶段。
该软件是为了满足高效设施管理的需求而开发的，它提供了一种比手动文书工作创建工作订单更快捷的替代方案。随着时间的推移，这些系统已经发展得越来越自动化和用户友好。
如今，工单管理软件已成为制造业不可或缺的一部分，它提供了一个集中平台来组织和管理大量日常维护请求。从分类和安排设备维护任务到收集工作订单和物料清单，该软件可优化工单流程。
通过消除以前处理文书工作的挑战，即使是免费版本的工作订单管理软件也可以大大减轻跟踪和管理工作订单的负担，使其成为简化维护操作的重要工具。
数字化工作订单的好处
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传统上，手动创建的工作订单一直是维护行业的主要内容。然而，依赖纸质系统存在局限性，会阻碍长期效率和成本效益。在当今快节奏的维护环境中，通信延迟、数据输入费用和环境问题使得纸质工作订单不切实际。
拥抱数字解决方案
为了克服手动工作订单带来的挑战，组织正在转向计算机化维护管理系统 (CMMS) 软件，例如 eWorkOrders。这些先进的平台提供基于云的在线工单软件，彻底改变了维护操作，消除了多余的电话、便签和文书丢失。通过集中和简化工单流程，维护团队可以提高清晰度并提高工作效率。
数字化工单的关键优势
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实时可访问性： 通过数字化工作订单，技术人员可以随时轻松访问关键信息，从而缩短响应时间并加快任务执行速度。
简化的沟通： 数字化的工作订单促进了团队成员之间的无缝沟通，无需繁琐的电话通话或搜索放错的纸质记录。
增强的数据准确性： 数字化工作订单大大降低了手动数据输入错误的可能性，确保了信息的准确可靠，以便做出更好的决策。
高效的任务调度: 自动提醒和通知让技术人员了解即将进行的任务，从而实现主动规划并及时完成。
综合报告： CMMS 平台生成有关工作订单历史、设备性能和维护趋势的详细报告，为持续改进提供宝贵的见解。
降低劳动力和规划支出： 可访问的数据简化了规划流程。将所有信息记录到 CMMS 中后，维护规划人员可以根据提交的请求快速生成工作订单，包括技能要求、设备需求、检查表和任务分配。移动平台进一步加快了这些任务的执行速度，从而更有效地利用劳动力和规划资源。
促进预防性维护优化 (PMO)： 数字工单数据支持主动维护策略。可以轻松访问关键指标，从而快速做出有关预防性任务频率、具体要求和维护计划其他重要方面的决策。
成本优化: 通过最大限度地减少纸张使用和简化流程，数字化工作订单有助于节省成本并支持环保实践。
工作单如何改善维护
（最佳）
工单通过有效跟踪工作完成情况和资源利用率（包括劳动力和零件）在增强维护流程方面发挥着至关重要的作用。通过工单收集的数据使维护团队能够生成有价值的指标，用于绩效监控、趋势分析和持续改进，从而实现更有效的维护实践。
示例 1：进度合规性
自动化工单管理系统有助于轻松生成关键绩效指标 (KPI)，例如进度合规性。维护经理可以快速评估在特定时间范围内完成的计划工作百分比，确保及时执行任务。
示例 2：MRO 支出
包含完整准确信息的工作订单可以有效跟踪维护、维修和运营 (MRO) 支出。通过监控维护中使用的各种替换零件和材料的成本，管理人员可以深入了解重复出现的故障模式和资产绩效，从而优化预防性维护流程。
示例 3：平均故障间隔时间 (MTBF)
工单数据对于计算 MTBF 很有价值，MTBF 表示特定资产发生故障的平均时间。某些机器频繁进行被动维护表明需要改进预防性维护任务 (PM)，以减少资产故障和停机时间。
工单通过简化维护任务和资源分配，在优化设备效率方面发挥着关键作用。通过工单，维护团队可以有效地确定任务的优先级和安排时间，确保及时维修和采取预防措施。这最终可以提高设备可靠性、减少停机时间并提高整体运营效率。
多行业资产管理工具
（最佳）
工作订单管理软件是一种多功能资产管理工具，可满足多个行业的不同需求，简化维护流程，并全面提高运营效率。
制造： 在制造业中，工单管理软件在维护操作中起着关键作用。维护技术人员收到工单以解决设备维修和执行预防性维护任务。当设备需要维修时，可以手动生成这些工单，或者在预防性维护活动时按计划自动生成这些工单。该软件有助于无缝记录、检查清单以及技术人员操作和观察的日志。
设施管理： 在更广泛的设施管理领域，工单管理软件是处理不同行业维护、维修和服务请求的中心枢纽。设施团队可以高效地分配资源、跟踪工作进度，并确保为居住者提供维护良好、功能齐全的环境。
招待费： 酒店业依靠工单管理软件来管理设施维护和服务请求。酒店和度假村利用该软件及时处理客人投诉、安排客房维修和协调客房清洁任务。通过高效管理工单，酒店业可以提高客人满意度并确保运营顺利。
卫生保健： 在医疗保健领域，工单管理软件有助于维护关键医疗设备和设施基础设施。维护团队收到工单，进行维修、预防性维护和安全检查。该软件可确保及时响应问题，最大限度地减少设备停机时间，并为患者和员工提供安全的环境。
制药： 制药行业利用工单管理软件来管理各种维护任务、合规性要求和设备校准流程。该行业的工单不仅涉及维修制造设备，还涉及确保设施符合严格的监管标准。该软件有助于跟踪维护活动、监控关键设备并记录维护程序，以遵守行业法规并保持产品质量和安全。
Education: 教育机构利用工单管理软件来管理设施维护和保养。从维修教室设备到维护校园场地，工单有助于高效分配资源，确保为学生和教职员工提供良好的学习环境。
零售： 零售机构使用工单管理软件来处理其门店的维护和维修请求。无论是修理故障的收银机、处理暖通空调问题还是管理门店装修，该软件都有助于简化维护任务并确保业务运营不中断。
运输： 运输行业使用工单管理软件来维护和修理车辆、设备和基础设施。无论是例行检查、定期维护还是解决故障，该软件都有助于优化维护工作流程并提高整体车队性能。
校内住宿： 工单管理软件在住房行业得到广泛应用，以简化维护和维修请求。租户和员工可以轻松创建工作请求，以通知需要执行特定任务，从疏通马桶等简单任务到建造新墙等复杂任务。该软件有助于与相关方（如水管工、维护人员和害虫防治机构）高效安排工作。
承包商： 承包商利用工单管理软件来优化运营。客户可以提交工单来请求产品或服务，详细说明价格、所需材料、时间表和服务地点。然后，承包商完成工单并将其返回给客户，作为劳动力和材料日志以及客户发票。
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常见问题解答（FAQ）
（最佳）
问题：什么是工作指令？
答： 工作指令是对完成维护、修理或操作工作的正式请求。
问题：谁批准工作订单？
答： 工作指令通常由管理层或维护计划人员审查和批准。
问题：工作指令中应包含哪些信息？
答： 工作指令应包括任务描述、完成日期、指定人员、地点和先决条件等详细信息。
问题：如何追踪我的工作订单状态？
回答：您可以通过工单管理软件或直接联系维护团队来跟踪您的工单状态。
问题：工作订单和服务请求有什么区别？
答： 工单是授权维护团队执行的维护任务，而服务请求是非维护人员或客户提交的非授权的维护协助请求。
