CMMS 与电子表格
使用电子表格管理维护和设施运营可能会让您付出比想象中更高的成本！许多企业最初都使用电子表格来管理维护和设施。电子表格是标准计算机软件包的一部分，而且很容易获取。但随着企业发展壮大，为了保持竞争优势，电子表格可能不再是应对复杂运营管理需求的最佳方式。使用和填写电子表格会对贵公司的时间、准确性、资金、客户满意度和整体业务产生哪些影响？
CMMS 还是电子表格？实施 CMMS 软件解决方案的首要问题是费用。但它真的比电子表格更贵吗？让我们比较一下优缺点，以便您可以做出正确的业务决策、改善运营并节省资金！
| 功能 | CMMS | 电子表格 |
|---|---|---|
| Functionality | 更强大的工具、报告、功能，提供实时信息以便进行更深入的分析。 | 手动过程的分析能力和工具有限。 |
| 数据可靠性 | 数据被录入到一个集中式数据库中，供多人访问。信息始终保持实时更新。 | 手动更新和合并电子表格会导致错误，从而造成沟通不畅、资源浪费、额外成本和延误。 |
| 劳动密集型 | 维护和设施团队可以随时随地更新信息。信息始终保持最新状态。使用此系统所需的资源有限。 | 人工录入和合并数据非常耗时。管理和分析数据可能还需要额外的资源。 |
| 工作订单 | 可从任何地方实时以电子方式更新。信息、文档、图像、手册等都存储在一个集中数据库中并可供访问。 | 纸质文件容易丢失、错放或损坏。核实数据是否为最新版本既困难又耗时。手册、图片和其他文档也不容易获取。 |
| 预防性维护 | 使用 CMMS 软件，用户可以轻松安排预防性维护工作，并在需要进行工作时自动通知技术人员。 | 电子表格没有通知流程来帮助技术人员管理他们的任务。 |
| 库存控制和备件追踪 | 自动更新库存、零件、供应商等。 | 电子表格不够灵活，库存和备件数量都是手动的，无法自动保持最新。 |
| 传播学 | 工单会自动发送给相应的技师。工单的优先级调整和分配都是实时进行的。 | 沟通渠道有限，任何变更都需要人工联系技术人员。手动更新的电子表格容易出错，而且信息无法实时更新。 |
| 集中式数据库 | 可随时随地全天候访问数据。 | 从电子表格中整理和查找数据是一个手动过程。数据可能不是最新的，而且容易出错。 |
| 实时更新 | 即时访问工作订单活动和状态。 | 没有实时更新。 |
| 报告与分析 | 数百份报告可供筛选和提取与组织相关的数据。报告随时可用，数据始终保持最新。计算和分析均在报告结构内完成。 | 信息需要手动更新，因此报告可能无法反映最新数据。计算和分析均为人工操作，容易出现错误或疏漏。 |
| 审核与检查 | 实时更新工单。数据以电子方式更新，并集中维护在一个数据库中。方便创建和提取准确数据，用于关键的审计和检查。 | 人工操作，耗时费力。更新并非实时，容易出错，且电子表格可能丢失。报告生成过程需要人工干预，且信息可能缺失。 |
| 客户满意度 | 客户可以随时随地提交服务请求。客户可以通过电子邮件接收状态更新和进度信息，随时了解最新情况。 | 电子表格无法提供与计算机化维护管理系统 (CMMS) 相同的客户互动体验。所有通知都需要手动操作。 |
为什么选择 CMMS 而不是电子表格？
- 电子表格已经存在很长时间了，但它无法提供 CMMS 软件解决方案的灵活性和准确性。
- CMMS 可简化和自动化流程，以适应您组织的维护运营。
- CMMS 可以帮助企业节省时间、金钱并提高生产力。
- 用户可以通过电脑或移动设备轻松访问 CMMS 系统，从而获得实时更新信息的工具。
- CMMS 的灵活性使组织能够获得一个可以适应任何规模、任何行业的企业的系统。
问问自己这些问题
- 保持竞争优势重要吗？
- 你想让你的团队工作得更快吗？
- 你想让你的团队更高效吗？
- 资产管理重要吗？
- 你想节省时间和金钱吗？
- 回应客户问题重要吗？
关于作者： Janet Jaquis是一位拥有超过8年经验的CMMS软件专家。 eWorkOrders她负责为维护管理专业人员开发教育内容、技术指南、白皮书和实施资源。她的工作涵盖预防性维护、工单管理、资产可靠性、库存和备件、移动维护以及计算机化维护管理系统 (CMMS) 的实施，涉及制造业、医疗保健、政府、食品饮料和设施运营等行业。Janet 的内容以客户评价、案例研究、行业研究以及与客户的持续互动为基础。 eWorkOrders 产品团队和客户群。在此之前 eWorkOrders她曾在AT&T公司从事企业技术工作，参与了AT&T WorldNet（首批大型商业互联网服务之一）的开发和推出，并担任AT&T WorldNet和AT&T卫星服务的产品营销经理。她拥有市场营销学位，此前曾持有PMP（项目管理专业人士）认证。
