备件库存管理关乎正常运行时间的成败。如果关键部件缺货，团队不仅要耗费数小时等待，还要支付加急运费，并造成资产闲置，从而造成人力浪费。如果库存过剩，资金就会被滞留在滞销的部件中，仓储成本也会随之上升。
本指南涵盖了备件管理的好处、最佳实践以及备件管理系统 (CMMS/EAM) 如何将所有这些结合在一起，以便您保持必要的备件库存充足而不会增加成本。
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什么是备件库存管理？
备件库存管理是规划、储存和控制 MRO 组件的过程，旨在确保在合适的时间和成本下提供合适的零件。它将工单与采购、收货、仓位和备件仓库管理实践相联系，确保备件库存准确、易于访问且易于审计。此基础可减少缺货、加急费用以及导致停机的维修延误。
以下是库存管理很重要的一些原因：
- 减少停机时间： 拥有合适的备件可以帮助最大限度地减少设备停机时间并提高整体生产力。
- 提高客户满意度： 通过提供必要的备件，企业可以更好地服务客户并满足他们的需求。
- 缩短交货时间: 通过建立有效的备件库存管理系统，企业可以减少获取所需零件的时间，从而加快维修速度并减少停机时间。
- 增强决策： 拥有有关备件库存水平的准确和最新信息可以帮助企业做出明智的决策，确定何时订购新零件以及订购多少。
- 提高准确性： 管理良好的备件库存系统可以帮助减少错误并提高订购、结算和跟踪的准确性。
- 降低持有成本：通过仅保留必要的备件库存并避免库存过剩，企业可以降低与存储和管理过剩库存相关的成本。
- 增强仓库和供应链管理： 备件库存管理系统可以帮助企业优化其 仓库 和供应链运营，从而提高效率并节省成本。
- 提高合规性： 妥善管理备件库存可以帮助企业满足监管要求并避免罚款或其他处罚。
- 增强竞争力： 通过保持备件库存水平优化，企业可以降低成本并提高其在市场上的整体竞争力。
- 提高盈利能力： 通过减少停机时间、提高客户满意度和降低运输成本，有效的 备件库存 管理系统可以帮助企业提高盈利能力。
备件库存管理的十大优势
以下是备件库存管理的十大优势，每个优势都配有一个实际示例和需要监控的 KPI，以便您可以快速证明其影响。
减少停机时间并避免加速成本
当关键零件计划到位并备货充足时，维修工作即可立即启动，无需等待第二天的空运。例如，为高故障率泵储备两套密封件，可以将6小时的停机时间缩短至90分钟的更换时间，从而避免紧急运输和人员闲置时间。良好的备件库存管理可以降低平均修复时间 (MTTR)，确保生产线持续运行。
要跟踪的 KPI： MTTR、缺货率、加急货运费用、紧急 WO%。
通过 BOM + 零件可用性提高首次修复率
将准确的物料清单 (BOM) 关联到资产，并将零件按工单进行配组，可提高一次性修复率。技术人员能够准确获取所需部件（垫片、紧固件、润滑剂），从而减少返工和重复劳动。通过移动端访问备件管理系统中的物料清单，确保现场执行的严密性。
要跟踪的 KPI： 首次修复率、重复工时率、拾取准确率、技术员扳手时间。
降低库存成本，避免缺货（最小/最大库存、循环盘点）
使用最小/最大库存水平、ABC/关键性以及循环盘点来平衡风险和成本。许多团队通过合理调整滞销品的规模，同时通过安全库存保护关键备件，将库存价值降低了 10-20%。库存准确性得以提升，过时的商品也能尽早被发现。
要跟踪的 KPI： 持有成本、库存准确度、库存价值、过时率、库存周转率。
更好的仓库和供应链协调
严格的收货到箱工作流程、清晰的货位和配套设施减少了运输时间和误选。将 CMMS 与 仓库管理软件 改善码头到库存，确保先进先出 (FIFO) 轮换，并加快计划作业的准备速度。
要跟踪的 KPI： 码头入库时间、每个 WO 的拣货时间、位置准确性、先进先出 (FIFO) 合规性。
合规性和审计跟踪（谁在何时使用了什么）
直接将零件发放到工单，并记录零件的调取人员、用途及原因。批次/序列号追踪支持可追溯性要求和保修索赔，权限设置可限制未经授权的访问。这种易于审计的追踪机制可满足监管机构和客户的需求。
要跟踪的 KPI： 可追溯率、审计结果、受控访问异常、保修恢复。
提高资产可靠性（PM 协调）
为维护保养 (PM) 配备合适的零件，可避免遗漏任务，并延长平均故障间隔时间。针对重复性作业（滤清器、皮带、润滑剂）制定标准零件清单，可减少差异，确保维护保养按计划进行。最终结果：故障减少，生产更顺畅。
要跟踪的 KPI： MTBF、PM 合规性百分比、紧急与计划 WO 组合、计划外停机时间。
预测和计划准确性（季节性、交货时间）
交货周期、计划内停机和季节性需求应影响再订货点和安全库存。借助备件库存管理软件，团队可以提前几个月预测需求，避免在高峰期临时加急。
要跟踪的 KPI： 预测偏差、服务水平/填充率、供应商交货时间差异、缺货天数。
多站点可视性和共享以减少紧急订单
通过查看各工厂的零件余额，您可以立即转移零件，而无需支付隔夜费用。共享目录、标准化SKU和跨站点请求将网络转化为您的安全库存。
要跟踪的 KPI： 站点间传输时间、每月紧急订单、重复 SKU 数量、网络服务级别。
供应商绩效和定价杠杆
跟踪供应商的实际交付周期、准时交付情况和价格变化。利用这些数据来整合采购、协商更有利的条款，并筛选出符合单一来源风险的替代方案。
要跟踪的 KPI： OTIF（准时、完整）、交货时间可靠性、价格差异、MOQ合规性、供应商记分卡。
盈利能力（停机时间、劳动力、库存周转率）
当零件充足时，技术人员可以更快地修复问题，延长生产周期，并提高资本的利用率。结合减少停机时间、降低每个工单的工时以及提高库存周转率，可以得出备件库存改进带来的总体投资回报率。
要跟踪的 KPI： 避免的停机成本、每个 WO 的工时、库存周转率、维护成本占 RAV 的百分比、EBITDA 影响。
世界一流储藏室的核心实践
规范的储藏室是有效备件库存管理的支柱——它确保零件易于查找、数量准确、技术人员能够顺利移动。
零件识别和数据卫生（SKU、单位、状态）
- 为每个部件创建一个具有明确命名约定的 SKU；捕获描述、计量单位、制造商/MPN、供应商、单位成本、交货时间、最小值/最大值、关键性/ABC 和状态（活跃/非库存/过时/寄售）。
- 消除重复和同义词；标准化单位（每个、包、升）并附上照片/规格表。
- 关键绩效指标： 数据完整性、重复 SKU 率、错误 UoM 事件。
BOM 规则与资产和 PM 紧密相关
- 将完整的、版本控制的 BOM 附加到每个资产，并将其链接到 PM 任务/工作订单。
- 包括套件（例如，密封套件、紧固件、润滑剂）、批准的替代品和预期数量；标记关键备件。
- 关键绩效指标： BOM完整性、套件准备率、首次修复率。
箱/槽位置详细信息 + 清晰标签
- 指定精确的位置（例如，过道-托架-货架-箱柜）并绘制超大、危险、隔离/退货区域。
- 使用大而清晰的标签和储藏室地图，以便任何技术人员都可以在无需帮助的情况下挑选零件。
- 关键绩效指标： 位置准确度%，每个 WO 的拾取时间，误拾率。
条形码/二维码和移动发布工作订单
- 使用 1D/2D 条形码或 QR 标记箱子/零件；扫描以接收、移动、发出至 WO 并返回。
- 在使用时启用移动/离线扫描以实时更新余额。
- 关键绩效指标： 扫描合规性、实时更新延迟、发出/返回准确性。
周期盘点 + 年度体检（政策和节奏）
- 设置 ABC 节奏：A 项目（高价值/关键）每月或每周一次，B 每季度一次，C 每半年一次 - 加上每年一次全面体检。
- 使用盲数、重新计算公差以及对差异（接收错误、未发出的拉取、错误的位置）进行根本原因审查。
- 关键绩效指标： 库存准确度、盘点差异、过时/注销率。
安全和访问控制以防止收缩
- 通过徽章/权限和定义的储藏室时间来限制访问；为高价值物品启用监督发行窗口。
- 分离职责（请求/发放/接收），记录谁拿了什么以及为什么拿，并使用摄像头/抽查进行监控。
- 关键绩效指标： 收缩%，未经授权的访问事件，高值异常率。
计划与控制方法（交付周期、ROP、安全库存）
智能规划将备件库存管理从猜测转变为可预测的低风险系统，从而保护正常运行时间和现金。
ABC/关键性分类（A/关键备件与非库存）
按业务影响和价值对零件进行分组：
- A/严重： 停机风险高或交货时间长；保持严格控制。
- B: 中等使用率/价值；库存有标准评价。
- C: 低价值/使用率；考虑供应商管理或按需订购。
当故障风险较高时，添加关键性标签（安全/监管/质量）来覆盖基于成本的决策。
关键绩效指标： 按类别划分的服务水平；缺货率（A 类商品）。
提前期感知的再订货点（最小/最大）
使用实际交货时间和使用情况设置最小值/最大值。
- 再订货点 (ROP): 平均日使用量×前置时间（天）+安全库存.
- 最大（订单上限）： 足以覆盖下一个审查窗口及其可变性。
每季度进行一次审查（或在使用/交货时间发生变化时）并在备件管理系统中显示 ROP，以便买家收到自动警报。
关键绩效指标： 缺货天数；加急货运费用；ROP 合规性。
关键备件的安全库存（简单公式概述）
缓冲可变性，让您不会错过修复窗口。选择一项：
- 简单方法： （每日最大使用量 × 最大前置时间） − （每日平均使用量 × 平均前置时间）
- 统计方法： Z × σ（提前期内的需求） （对于 A/关键项目使用更高的 Z）。
记录假设（故障率、供应商可靠性）并在每次重大停机或供应商变更后重新审视。
关键绩效指标： 填充率；缺货频率；缓冲区中的库存价值。
季节性和需求预测（计划停工）
在计划停机、大修和季节性高峰（例如收获/假期供暖/制冷负荷）之前调整 ROP/安全库存。
- 使用滚动的 12 至 18 个月的需求、已知的 PM 计划和供应商日历。
- 预先准备工作和时间收据，以便在工作开始前库存到位。
- 让备件库存管理软件生成预测建议；买家验证并安排采购订单。
关键绩效指标： 预测准确性/偏差；按时准备工具包；计划问题与实际问题之间的差异。
备件库存的关键绩效指标 (跟踪什么)
衡量正确的指标可以将备件库存管理从成本中心转变为绩效引擎——使用这些 KPI 来证明可靠性提升和成本控制。
库存准确率、库存周转率、服务水平（供应率）
- 库存准确率%： （盘点数量÷系统数量）× 100。通过循环盘点和严格的收发，目标达到 97–99%。
- 库存周转率： 年度发行（成本）÷ 平均库存价值。周转率越高 = 现金占用越少（注意缺货风险）。
- 服务水平/供应率： 库存已完成订单行 ÷ 订单请求总数。按 ABC/关键性进行跟踪，确保最重要的环节正常运行。
MTTR/MTBF 与可用性的联系
- MTTR（平均修复时间）： 当正确的零件到位并配备给 WO 时，就会失败。
- MTBF（平均故障间隔时间）： 当 PM 使用正确的零件/间隔时上升。
- 两者绑定到 零件供应情况 展示储藏室绩效如何推动 资产可用性 和生产产量。
持有成本、缺货频率、过时率
- 持有成本%： 年度库存持有成本（资本、空间、保险、损耗）÷ 平均库存价值。使用最小/最大和先进先出法来降低成本，且不会造成停产风险。
- 缺货频率： 计算缺货事件或缺货天数——按 A/关键项目细分，以确定修复的优先顺序。
- 淘汰率： （报废价值÷平均库存价值）。根本原因：库存量单位（SKU）不活跃、规格变更、采购过剩——通过ABC审核和供应商退货进行清理。
备件仓库管理 vs CMMS vs ERP
并非所有系统都执行相同的工作——这里有一个快速的方法来决定每个系统应该拥有什么以及它们如何组合在一起而不重叠。
每个系统拥有什么（一目了然）
| 系统 | 主要角色 | 拥有 | 最擅长 | 典型用户 |
|---|---|---|---|---|
| 备件仓库管理（WMS） | 执行库房操作 | 货位/槽位位置、入库规则、拣货/包装、循环盘点、码头入库 | 快速、准确的移动；位置控制；实物计数 | 仓库管理员、库存控制员 |
| 计算机辅助制造/设备管理 | 规划并记录维护工作 | 资产、PM、工单、BOM、零件发放/退回 WO | 正常运行时间、PM 合规性、配套、每项资产的使用历史记录 | 规划人员、技术员、可靠性工程师 |
| ERP | 财务和采购骨干 | 供应商、采购订单、收货、发票、物料主数据（通常）、成本/总帐 | 批准、三方匹配、预算控制、MRP | 采购、财务、运营领导 |
创新中心 eWorkOrders 备件库存管理软件帮助
eWorkOrders 将备件库存管理转变为可预测、低摩擦的过程，在保护正常运行时间的同时降低运输成本——专为规划人员、技术人员和库房团队打造。
最小/最大库存警报和自动采购订单
根据资产关键程度和实际交付周期设置最小/最大库存水平。当库存达到再订货点时， eWorkOrders 触发低库存警报并可自动向批准的供应商创建采购订单，防止缺货和紧急货运。
附于资产和工单的物料清单（移动访问）
在 CMMS 中维护物料清单，将其链接到资产并将其拉入工作订单，以便技术人员在移动设备上查看所需的零件、数量和批准的替代品。
QR/条形码发放/返回；FIFO/成本跟踪
扫描即可接收、重新定位、发出工单并退回零件。实时余额和支持的成本核算方法（固定、平均、先进先出）可确保您的备件库存准确无误，并易于审计。
多站点可视性和集中控制
从一个数据库查看和控制多个站点的库存——提高可用性，而无需在各处重复库存。
供应商记录、交货时间、保修链接
跟踪供应商、定价和运输/交货时间详细信息；存储合同和保修，以避免不必要的购买并收回成本。
分析和报告（营业额、持有成本、库存水平）
生成有关库存周转率、持有成本、再订货点和使用趋势的报告，以适当调整缓冲区大小，而不会造成停机风险。
看看现实世界 库存管理系统示例 展示维护团队如何减少紧急订单和缺货。
行业剧本（各行业有何变化？）
不同行业面临不同的故障模式、法规和物流——使用这些快速剧本来定制制造、设施/服务和食品饮料的备件库存管理。
制造业——关键备件、交付周期风险、物料清单严谨性
制造环节的生死取决于关键备件（变速箱、伺服器、密封件、PLC 模块）的交付周期长或交付周期不定。使用 ABC/关键性原则对这些备件进行隔离，设置更高的安全库存，并记录已批准的替代品。将 BOM 与资产和 PM 关联起来，确保计划停机所需的套件齐全；每次工程变更后都要审查 BOM，以防止规格偏差。使用返库工作流程跟踪可维修备件（可维修备件），并将最小/最大库存与停机日历保持一致，以避免最后一刻的加急。
设施/服务——货车库存、多站点路线
对于校园和现场团队而言，正常运行时间取决于货车/卡车库存以及能否快速到达最近的储藏室。为每辆车分配标准库存，启用移动扫描发放/归还功能，并从中央站点自动补货。利用多站点可视性，引导技术人员前往实际拥有零件的位置，或在站点之间转移零件，而无需支付加急运费。衡量 SLA 命中率、首次修复率和站点间转移时间，以优化您的备件库存网络。
食品和饮料——保质期、批次/可追溯性、审计
食品和饮料行业增加了易腐烂性和监管审查。采用先进先出 (FEFO) 原则管理保质期，在收据/发货时强制执行批次/批次可追溯性，并隔离过敏原相关部件。正确储存温度敏感部件，标准化食品级润滑剂和密封件，并在卫生窗口之前准备好卫生/检验备件。维护可用于审计的使用历史记录和召回准备。如需更深入的指导，请参阅我们的 食品和饮料库存管理软件
结语
准确且最新的备件库存水平和使用情况信息对于有效的库存管理至关重要。这些信息可帮助企业做出明智的决策，决定何时订购新零件、订购多少以及如何优化库存水平。维护管理软件可以发挥重要作用，帮助企业保持这种准确性，因为它可以自动执行与库存管理相关的许多任务，并提供库存水平和使用情况的实时可见性。通过使用维护管理软件来维护准确的备件库存数据，企业可以改善决策和规划，从而提高效率和盈利能力。因此，拥有准确且最新的备件库存水平和使用情况信息的重要性怎么强调也不为过，维护管理软件就像一个 CMMS， 可以成为帮助企业实现这一目标的有效工具。
常见问题
什么是备件库存管理？
备件库存管理是规划、储存和控制 MRO 组件的过程，旨在确保在合适的时间和成本下提供合适的零件。它将工单、采购、收货和备件仓库管理连接起来，以减少缺货、加急费用和停机时间。
备件属于库存的一部分吗？
是的——备件通常在资产负债表上归类为MRO（维护、维修和运营）库存，并与原材料或成品分开管理。我们会根据资产和工单跟踪备件的可用性、成本和使用情况。
备件的KPI是什么？
关键KPI包括库存准确率、库存周转率和服务水平/供应率，以体现可用性和成本效益。许多团队还会跟踪MTTR/MTBF与零件可用性、仓储成本、缺货频率和过时率之间的关联，以证明可靠性和投资回报率。
如何组织零件库存？
标准化SKU和单元，使用清晰的标签分配精确的仓位/槽位，并支持条形码/二维码扫描，方便收货、移动和发货/退货。按ABC/关键性对物料进行分类，根据交付周期设置最小/最大库存和安全库存，运行周期盘点，并通过CMMS将套件BOM零件添加到工单中。
使用 CMMS 进行库存管理的主要好处是什么？
- 实时跟踪库存水平和位置
- 当库存达到最低阈值时自动重新订购
- 根据使用数据改进库存需求预测
- 通过优化库存水平降低持有成本
- 增强跨多个设施或仓库的可视性
- 与工单集成以确保零件可用性
CMMS 如何帮助减少缺货和库存过剩的情况？
- 为每个项目设置最低和最高库存水平
- 库存不足时自动生成重新订购警报
- 提供使用数据以优化再订货点和数量
- 根据计划维护实现即时订购
如何 eWorkOrders CMMS 管理关键设备的备件？
eWorkOrders CMMS 通过以下功能有效地管理关键设备的备件：
- 关键备件跟踪：指定某些零件为关键零件，以便优先管理。
- 最低库存水平：设置库存低时触发自动重新订购的阈值。
- 实时库存监控：了解关键零件库存水平的最新情况。
- 零件使用情况跟踪：自动记录并维护工作订单内的使用历史记录。
- 自动重新排序：自动生成采购订单以确保可用性。
- 供应商管理：维护供应商信息以实现高效采购。
- 条形码扫描：实现快速库存更新，确保库存水平准确。
- 报告和分析：生成报告以优化关键零件的库存管理。
- 与维护活动集成：将零件直接链接到资产和工单，以便于访问。
